Datenschutzerklärung
Version 3 · Stand: Juli 2026 · Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert.
1. Verantwortlicher
Frank Geißler
Welfenstraße 32
76137 Karlsruhe
E-Mail: immo@famgeissler.de
2. Für wen diese Erklärung gilt
Diese Datenschutzerklärung gilt für zwei Personengruppen:
- Interessenten — Personen, die auf termin.famgeissler.de einen Besichtigungstermin buchen (Abschnitt 3).
- Mieter/innen — Personen, die eine Wohnung angemietet haben und an einer digitalen Wohnungsübergabe (Ein- oder Auszug) teilnehmen (Abschnitt 4).
Die Abschnitte 5 bis 9 gelten für beide Gruppen.
3. Datenverarbeitung bei Besichtigungsterminen (Interessenten)
3.1 Welche Daten wir erheben
Bei der Buchung eines Besichtigungstermins erheben wir:
- Vor- und Nachname — zur Identifikation vor Ort
- E-Mail-Adresse — für Terminbestätigung und Storno-Link
- Telefonnummer — für kurzfristige Kontaktaufnahme bei Änderungen
- Gewünschter Termin (Datum und Uhrzeit)
- Zeitpunkt der Buchung (technisches Protokoll)
Ihre IP-Adresse verarbeiten wir temporär im Arbeitsspeicher, ohne dauerhafte Speicherung, zur Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse).
3.2 Zweck und Rechtsgrundlage
Zur Durchführung und Verwaltung von Besichtigungsterminen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage).
3.3 Speicherdauer
Buchungsdaten werden automatisch 30 Tage nach dem Besichtigungstermin gelöscht. Bei Stornierung durch Sie werden die Daten sofort entfernt (Art. 17 DSGVO).
3.4 Persönlicher Storno-Link
In der Bestätigungs-E-Mail erhalten Sie einen persönlichen Storno-Link mit einem zufälligen, schwer zu erratenden Token. Der Token ist nur einmal gültig und wird nach erfolgreicher Stornierung gelöscht. Bitte behandeln Sie die Bestätigungs-E-Mail mit ähnlicher Vertraulichkeit wie ein Login-Passwort.
4. Datenverarbeitung bei Wohnungsübergaben (Mieter/innen)
Bei Einzug und Auszug erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein digitales Übergabeprotokoll als Beweismittel für den Zustand der Wohnung. Die Erstellung erfolgt vor Ort auf einem Tablet und wird als PDF gespeichert und Ihnen per E-Mail zugestellt.
4.1 Welche Daten wir verarbeiten
- Stammdaten des Mietverhältnisses: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vertragsdaten (Vertragsdatum, Mietbeginn, Mietende), Kautionssumme
- Übergabeprotokoll-Daten: Datum und Uhrzeit der Übergabe, Anwesende Personen, Zählerstände, Schlüsselanzahl, Zustand der Räume, festgestellte Mängel, ggf. Vorschäden aus dem Einzugsprotokoll, Kautionsabrechnung, besondere Vereinbarungen
- Fotos: von Zählerständen und dokumentierten Mängeln (kameraseitig aufgenommen, EXIF-Metadaten wie GPS-Koordinaten werden serverseitig automatisch entfernt)
- Elektronische Unterschriften: von Vermieter und Mieter/in (auf dem Touch-Display erfasst, als Bild gespeichert)
- Zustimmung zur elektronischen Erstellung (Textform § 126b BGB)
- Zeitpunkte: Erstellung, Abschluss, E-Mail-Versand
4.2 Zweck und Rechtsgrundlage
Zur Durchführung des Mietvertrags und zur Beweissicherung bei etwaigen späteren Streitigkeiten über den Wohnungszustand oder die Kautionsrückzahlung (§§ 546, 195 BGB).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mietvertrags und vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Beweissicherung).
4.3 Speicherdauer
Übergabeprotokolle einschließlich der zugehörigen Fotos, Signaturen und PDF-Dateien werden drei Jahre nach dem Mietende aufbewahrt (regelmäßige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB). Bei steuerlich relevanten Sachverhalten (z. B. dokumentierte Reparaturkosten) verlängert sich die Aufbewahrung auf bis zu zehn Jahre (§ 147 AO). Nach Ablauf werden alle Daten unwiederbringlich gelöscht.
4.4 Elektronische Unterschrift
Ihre Unterschrift auf dem Tablet wird als Bilddatei gespeichert und in das PDF eingebettet. Die Signatur genügt der Textform gemäß § 126b BGB und ist damit als Beweismittel für den Wohnungszustand geeignet. Vor der Unterschrift stimmen Sie der elektronischen Erstellung ausdrücklich zu.
5. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit allen genannten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
- Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin (Deutschland) — E-Mail-Versand für Termin- und Stornobestätigungen sowie für den Versand von Übergabeprotokoll-PDFs.
- Hosting-Anbieter des vorgelagerten Reverse-Proxy-Servers (Standort Deutschland/EU) — SSL-Terminierung und Erreichbarkeit unter termin.famgeissler.de.
Die eigentliche Datenverarbeitung, PDF-Erzeugung und Speicherung erfolgt auf einem lokalen Server (Mac Mini) des Verantwortlichen. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt.
6. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17) — bei Besichtigungsterminen über den Storno-Link, bei Mieterdaten per E-Mail an den Verantwortlichen (soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: immo@famgeissler.de
7. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
Wir treffen folgende Schutzmaßnahmen:
- Transportverschlüsselung (HTTPS/TLS) für alle Verbindungen zum Portal
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Fotos, Signaturen und PDF-Dateien werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Der Schlüssel liegt außerhalb der eigentlichen Datendateien.
- Beschränkter Dateisystem-Zugriff (Lese-/Schreibrechte nur für den Anwendungsbenutzer, Verzeichnisrechte 700, Datei-Rechte 600)
- Passwort-Hashing des Administrator-Zugangs mit SHA-256 sowie zeitkonstanter Vergleich (Timing-Safe-Compare)
- Rate-Limiting für Login- und Buchungsversuche pro IP
- Datenminimierung: Erhebung ausschließlich der für die jeweilige Verarbeitung notwendigen Felder
- EXIF-Bereinigung: Bei jedem Foto werden Metadaten wie GPS-Koordinaten oder Aufnahmegerät serverseitig entfernt
- Server-Logs ohne dauerhafte Personenbezugsmerkmale (E-Mail-Adressen werden gekürzt protokolliert)
- Locked-Protokolle: Nach elektronischer Signatur sind Änderungen technisch ausgeschlossen (Datenintegrität)
9. Technische Hinweise (Cookies / lokale Speicherung)
Diese Website setzt keine Tracking-Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbedienste. Im Administrationsbereich wird ein Sitzungstoken im lokalen Browserspeicher (localStorage) abgelegt, das ausschließlich der Authentifizierung dient und nach 8 Stunden automatisch ungültig wird. Diese Speicherung ist zur Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).